Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025

 

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen zu akzeptieren bzw. empfangen zu können. Dafür ist es erforderlich, dass Sie den Prozess des Rechnungseingangs in Ihrem Unternehmen anpassen.

Die Einführung dieser Regelung ist Teil der Bemühungen der Bundesregierung, die Digitalisierung voranzutreiben und die Effizienz der Rechnungsstellung zu erhöhen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Punkte zur E-Rechnungspflicht näher erläutern:

 

1. Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Dies ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnung. Ein gängiges Format hierfür ist das sogenannte ZUGFeRD- oder das XRechnung-Format. Eine PDF-Rechnung ist eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher keine E-Rechnung.

 

2. Vorteile der E-Rechnung:

Zeit- und Kostenersparnis: Schnellere Verarbeitung und geringere Fehlerquote durch automatisierte Abläufe

Umweltfreundlich: Reduzierung des Papierverbrauchs

Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

 

3. Was müssen Sie tun?

Schritt 1: Informieren und Planen

Im ersten Schritt empfiehlt es sich, die eigenen internen Prozesse zu überprüfen und anzupassen, um eine effiziente Abwicklung der E-Rechnung zu ermöglichen.

Schritt 2: E-Rechnungseingang umsetzen

Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer geeigneten Softwarelösung E-Rechnungen empfangen können. Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen auf einen Blick gebündelt.

Schritt 3: E-Rechnungsausgang umsetzen

Im dritten Schritt sollten Sie sich mit dem Rechnungsausgang befassen, da die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen ab 2028 für alle Unternehmer gilt. Daher benötigen Sie langfristig eine Buchhaltungssoftware, welche E-Rechnungen im erforderlichen Format erstellen, verarbeiten und versenden kann.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und der entsprechenden Software.

 

Quelle: KFD Steuerberater Käser Federer Disch & Partner mbB

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