Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025

 

Gegenwärtig sind elektronische Rechnungen solche, die in einem beliebigen elektronischen Format erstellt und empfangen werden.

Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich die Definition für E‑Rechnungen und es kommt eine neue E‑Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen für in Deutschland ansässige Unternehmen ab dem 1.1.2025.

Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Punkte zur E-Rechnungspflicht näher erläutern:

 

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, welche nach § 2 E-Rechnungsverordnung und Wachstumschancengesetz, einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann.
Dies ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnung.

Zwei gängige Formate hierfür sind das sogenannte ZUGFeRD- und das XRechnung-Format.

Die gegenwärtige PDF-Rechnung ist eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und ist daher nach der neuen Definition keine E-Rechnung.

 

2. Vorteile der E-Rechnung:

Zeit- und Kostenersparnis: Schnellere Verarbeitung und geringere Fehlerquote durch automatisierte Abläufe

Umweltfreundlich: Reduzierung des Papierverbrauchs

Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

 

3. Was müssen Sie tun?

Schritt 1: Informieren und Planen

Im ersten Schritt empfiehlt es sich, die eigenen internen Prozesse zu überprüfen und anzupassen, um eine effiziente Abwicklung der E-Rechnung zu ermöglichen.

Schritt 2: E-Rechnungseingang umsetzen

Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer geeigneten Softwarelösung E-Rechnungen empfangen können. Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen auf einen Blick gebündelt.

Schritt 3: E-Rechnungsausgang umsetzen

Im dritten Schritt sollten Sie sich mit dem Rechnungsausgang befassen, da die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen ab 2028 für alle Unternehmer gilt. Sie benötigen ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen im erforderlichen Format erstellen, verarbeiten und versenden kann. Haben Sie ein solches im Einsatz, erfragen Sie beim Hersteller, ob sie mit der vorhandenen Software-Version die E-Rechnung umsetzen können.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen und den entsprechenden Formaten und weisen Sie die Verantwortlichen in das Handling mit dem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm ein. Dokumentieren Sie diese Prozesse und optimieren Sie ggf. den Workflow.

 

Quelle: KFD Steuerberater Käser Federer Disch & Partner mbB

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